イベント運営

学生イベント成功マニュアル |イベント運営フレームワーク

こんにちは、この記事では10人から200人くらいまでのイベントで対応できる
イベント運営を成功させるための基本的な準備について解説していきます。

私は、30人から50人規模の運営を数回ほど主宰し、200人・500人規模の運営スタッフをした経験からイベント運営を円滑に進める方法のフレームワークを解説します。

この記事では、例えば登壇者を呼ぶイベントや交流会、ワークショップにおけるイベント運営フレームワークについてさらっと解説していきます。これさえ抑えれば、成功確率がグンとあがります。

イベント前準備編

なぜやるかを詰める

このイベントは、なぜやりますか?
なぜやるかの理由は2種類あったほうがいいです。

Why

  1. これをやることで、社会や参加者はどうなってほしいのかという想い
  2. 自分がいままで〇〇という背景があって、〇〇ということを感じたから今回、このイベントをやりたいと思った!という自分の想い

仲間を集める

仲間は、多すぎてもよくないし、少なすぎてもよくないです。
なぜなら、人数が多いと「私くらいいっか」と人は自然に思ってしまうからです。

なので、人数よりも質を大事にしてください。

Gather

  1. Whyを本気で1人ずつ伝える。
  2. 共感してくれた人に、なぜ共感してくれたか、その人が運営として一緒にやることは本人にとってどんな意味があるかという
    本人のWhyを言語化してもらう。
  3. 初回MTGで全員顔合わせをし、運営同士のWhyをシェアする。

ゴールを詰める

以下のチェック項目に答えられるようにしましょう

  • このイベントは、誰のために開催しますか?
  • このイベントに参加した人はどうなっていてほしいですか?
  • 参加者はなにを得て家に帰りますか?

これを主催者は初回MTGまでに詰めてください。そして、FeedBackをもらいましょう

会場を予約する

参加人数の目標数を決めてください。
その人数に合わせて会場を決めます。
地方の場合は、駅前などアクセスのいい場所をとるといいでしょう
プロジェクターを使う場合など、機材を貸してくれるところがいいですね

  1. 会場を決定する。( アクセスと機材レンタルの有無重視 )
  2. 候補を3つあげて、料金とキャンセル規定について確認し仮抑え
  3. 食事をする場合、飲食持ち込み可能かなどイベントに合わせてなにが必要になるか予測し、問い合わせをする。

ここまでくれば、大丈夫!
とりあえずイベントは開けるね!

当日までと当日のタイムテーブルを作ろう

コンテンツを詰める

アイスブレイク

来た人同士初対面だと緊張しちゃってなかなか入り込めないですよね

ぜひ、場に馴染めるようなアイスブレイクコンテンツを作りましょう!

メインコンテンツ

やりたいことをやりましょう

懇談会の有無

運営だけでご飯会をしますか?参加者も込みでご飯会をしますか?
それはどこでやりますか?
いまから予約するか、目星をつけておかないとあとから店が取れなくて後悔します。

コンテンツの作り込み方について書きました。

タイムテーブルを詳細に決めよう

イベントは様々なトラブルがつきものです。
遅刻する人は、必ずいます。
平均2割がドタキャンします。
運営メンバーが遅刻します。
会場を借りてるところから文句を言われるかもしれません。

なので、必ず余裕を持って分単位でタイムテーブルを決めましょう

基本的には時間を押すので、イベント終了から現場復帰、撤収を30分は取りましょう。

告知

告知文章を作りましょう。
告知文章を作ると、集客の時に声をかけやすくなり、
運営メンバーもどう声をかけたらいいのかわかります。

そして、このイベントはなんなのか、なにが目的なのかを内外に伝える役割を持つので
必ず作成しましょう

※イベント開催を決意した瞬間に必ずやりましょう

Facebook

イベントページを作成し、友達を招待しまくってください。

※これもイベント開催を決意した瞬間に必ずやりましょう。
中身が決まってなくても、いつやるのかを知らせるだけでも、集客数が増えます。

ポスター・画像の作成

イケてるポスターを作っちゃいましょう!

デザインに詳しい人がいない場合はこのサービスがおすすめです。

友達や来て欲しい人に声をかけまくろう!

当日の役割分担をしよう

主催者は、基本的に来てくれた人にお礼を言いに行ったり、お話をしたり、想定外すぎるトラブルに対応したり、司会をする以外は、暇でなければなりません。
なので、指示をしなくても運営が自発的に動けるように役割分担をしましょう

役割分担 (想定できる役割)

  • 受付
  • 場内案内
  • 司会
  • PC機器・機材担当・空調調整
  • 遅刻対応
  • 懇親会案内・会場調整
  • 会場を貸してくれた人の対応
  • 参加費管理
  • 登壇者へのギャラなど準備
  • 撤収責任者
  • 懇親会会場移動の場合は先頭で誘導する人

など、ぱっとあげただけでもこれだけの役割は最低限必要ですよね
誰かがなにかをしていて手が離せない時は、誰がなにをやるのかを可視化させましょう

あとはやるだけです!
ぜひ、有意義な時間にしてください☺️