ツールの使い方

オンラインMTGやイベントに必須のzoom使いこなし術 | 大人数対応

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  • オンラインでミーティングがしたい!
  • 大人数イベントをオンラインでしたい!
  • どうやってやればいいの?

ということはありませんか?

この記事は、超わかりやすくzoomでオンラインイベントやミーティングを行う方法を
大人数の場合にも対応して解説します。

準備で必要なこと

zoomでなにか大人数で行う場合は、入念な準備が必要です。
まさか1人ではできませんし、開始時間にURLを作るだけでは間違いなく失敗します。
もはや100%失敗します。約束できます。なので、この記事を読んで頑張ってください。

アカウントを作りログインを一度しておく

zoomは、2人までなら時間無制限にMTGができます。
まあた、数人でも40分までは無料です。いままでは、40分で切れればリンクを再作成して再開すればよかったかもしれませんが。
大人数のイベントでそんなことをしたら致命傷です。
絶対に、有料会員に登録してください参加者に迷惑をかけます。
1ヶ月1700円ほどなのでとりあえず登録してください。

GoogleやFacebookなどでログインできるのでかなり便利ですね。

協力者を確保する

zoomで必要な役割
  • zoomでメインに司会進行する人
  • ミュートになってない人をミュートにする人
  • 参加できてない人に対応する人
  • コメント欄での質問に回答する人
  • 機材周りを見る人
  • その他
  1. zoomで司会進行をする人
    集中して司会をする環境を作りましょう。
    そのため、この人は参加者に対してつねにアクションします。
    トラブルや参加者からの質問などにいちいち答えていたらすすみません。
  2. ミュート係
    こっちがミュートにしてるのに、ミュートにせず他の参加者の騒音になる人がたまにいます。そのときはソッとミュートにしてあげる必要があります。
  3. 参加できてない人に対応する人
    たまに、パスワードが必要になって入れないんですけど〜という人がいます。
    その人には、教えてあげる人が必要です。
  4. コメント欄での質問に回答する人
    コメントでいろいろ質問が来ると思います。
    コメント欄を盛り上げつつ、質問を拾って司会にそっと渡す係です。
    視界が全部コメントを追っていたらすすみません
  5. 機材周りを見る人
    プロジェクターと繋いだりする必要がある場合、そこらへんに詳しい人は用意しましょう
  6. その他
    ブレークアウトセッションをするとき、その部屋を作る人
    迷惑な人を弾く人
    などなどイベントによって変わってきます。

このように、あらゆる事態を想定してそれに対応するのは誰なのかを決めておきます。
その人たちには、開始時間の遅くても10分前に参加してもらい、
サブホスト権を渡しておく必要があります。

事前にアナウンスをする

参加者に事前に参加できるURLを配布しましょう
Facebookイベントページ、SNS、参加者事前グループにURLを貼りましょう
また、参加者がどんな人なのかをわかりやすくするために、名前を変えてもらう場合は
事前に、名前を変えてください!とのアナウンスをしましょう
例えは、名前を【所属+呼ばれたい名前】【出身+名前】にしてください!など
参加したらミュートにして待っていてください!
PCでソフトをインストールしておいてください!など

招待を押すとこの画面が出るので、URLのコピーを押して参加者に教えてあげましょう

あ、ここの右下にミーティングのパスワードがありますね。
パスワードも教えてあげましょう

zoomの設定

この下にあるバーが重要です。ここで全てを操作します。
まず、左下のオーディオに参加を押します。

これを押さないと音声を他の人に届けれません。

マイクを使うならそのマイクの名前、イヤホンならそれ。
本当に静かなところなら、PCの内蔵マイクだけでもいいかもしれませんね。

この参加者一覧の画面から協力者に全員共有ホスト権利を渡しましょう
渡さないといろいろ手伝ってもらえません。

そして、参加者一覧の下に、このようなすべてをミュート、詳細というボタンがあります。
すべてミュートを押すと、これから参加する人といままで参加してた人を強制ミュートできます。自分でミュートを解除して騒音になる参加者もたまにいるので、
「参加者に自分のミュート解除を許可」のチェックは外しておきましょう

そして、あとから参加した人や参加できなかった人向けに、録画することもできるので、
レコーディングをしてあげると親切ですね。
zoomが終わると、自動でこのように保存されます。

イベント進行中

うまくやりましょう。

他の協力者は、先ほど言った通りの仕事をすれば完璧です。

  1. zoomで司会進行をする人
    集中して司会をする環境を作りましょう。
    そのため、この人は参加者に対してつねにアクションします。
    トラブルや参加者からの質問などにいちいち答えていたらすすみません。
  2. ミュート係
    こっちがミュートにしてるのに、ミュートにせず他の参加者の騒音になる人がたまにいます。そのときはソッとミュートにしてあげる必要があります。
  3. 参加できてない人に対応する人
    たまに、パスワードが必要になって入れないんですけど〜という人がいます。
    その人には、教えてあげる人が必要です。
  4. コメント欄での質問に回答する人
    コメントでいろいろ質問が来ると思います。
    コメント欄を盛り上げつつ、質問を拾って司会にそっと渡す係です。
    視界が全部コメントを追っていたらすすみません
  5. 機材周りを見る人
    プロジェクターと繋いだりする必要がある場合、そこらへんに詳しい人は用意しましょう
  6. その他
    ブレークアウトセッションをするとき、その部屋を作る人
    迷惑な人を弾く人
    などなどイベントによって変わってきます。

ホスト権は、一番融通が効いて頭の回転が速い人にしましょう


ホスト=司会以外のできる人
共同ホスト=司会と他の手伝う人

がおすすめです。

まとめ

以上で、終わります。
一番大事なのは常に運営全員が参加者全員のことを考えて動くことです。
1人ではできません。必ず協力者をたててうまくやってください!

チャット機能で、参加者になにか困っていることがないか聞いたり、質問を拾ったり、
連携しながらやることが大切です。
運営でLINEグループを作っておくと便利ですね。
また、最後にはイベントの参加者みんなで集合写真をスクリーンショットで撮ったりすると満足度が高くなるかもしれません。

くれぐれもスマホでやろうと思わないでください。
絶対に、PCを使って、そしてwifi環境のいいところでやりましょう
参加者はもちろんできるだけPC,運営は絶対にPCです。


あなたのイベントがうまくいくことを応援しています!